Jak rozliczyć się z przejechanych kilometrów?

Samochód jest nieodłącznym elementem wyposażenia w wielu firmach. Wielu też przedsiębiorców nie wyobraża sobie funkcjonowania swojego przedsiębiorstwa bez auta. Do wypełniania obowiązków służbowych pracodawcy najczęściej powierzają pracownikom auta firmowe. Pojawia się pytanie w jaki sposób rozliczyć się z kilometrów przejechanych w ramach wypełnianych obowiązków?

Samochodem firmowym

Optymalizacja koszów jest jednym z głównych czynników, którym kierują się właściciele aut wybierając metodę rozliczania kosztów poniesionych na paliwo. Istnieje kilka sposobów na kontrolowanie wydatków związanych z użytkowaniem auta, a zwłaszcza tych z związanych z przejechanymi kilometrami. Jednym z nich jest możliwość korzystania z auta firmowego tylko i wyłącznie w godzinach pracy. Wiele firm daje swoim pracownikom do dyspozycji samochód, którym mogą przemieszczać się w ramach wykonywania swoich zadań służbowych tylko pomiędzy np. 8.00 a 16.00. Najczęściej metoda ta jest stosowana, gdy zakres obowiązków pracowników nie wiąże się z częstymi podróżami. W ten sposób można na bieżąco kontrolować zużycie paliwa i dokonywać zmian w organizacji użytkowania.

Znaczna część właścicieli firm, w których auta wykorzystywane są codziennie lub posiadają klika pojazdów decyduje się na zamontowanie monitoringu pojazdów. Jak się okazuje nie zawsze jest on skrzętnie ukrywany przed pracownikami i nie zawsze służy tylko i wyłącznie do kontroli pracowników. Wiele pracodawców decyduje się na zakup monitoringu pojazdu przede wszystkim po to, aby móc dokładnie zoptymalizować trasy jakimi poruszają się kierowcy – mówi Małgorzata Słodownik manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl. Daje to możliwość racjonalnego doboru tras bądź ich korekty. Oszczędzamy w ten sposób nie tylko czas, ale i wydatki związane z kosztami poniesionymi na paliwo maleją – dodaje M. Słodownik. Posiadając monitoring pojazdów właściciel aut zyskuje znaczne ułatwienie w zarządzaniu flotą pojazdów.

Samochodem prywatnym

Często spotykaną sytuacją jest także opcja, w której prywatne auto pracownika wykorzystywane jest do realizacji celów służbowych. W takim przypadku najczęściej rozlicza się pracownika w dwojaki sposób. Pierwszym z nich jest wypłacenie kierowcy, w tym przypadku pracownikowi, ryczałtu pieniężnego. Drugim wyjściem jest określenie zwrotu poniesionych wydatków obliczony w wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu tzw. kilometrówka.

Zarówno w pierwszym jak i w drugim przypadku potrzebna jest odpowiednia dokumentacja. Decydując się na ryczałt, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem umowę cywilnoprawną, w której zawarte będą szczegóły rozliczania. Jeśli zostanie wybrana kilometrówka, wówczas konieczne będzie dokumentowanie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a w konsekwencji przez pracownika.

PR
AF