Jak efektywni są twoi pracownicy?

Efektywność. Dla wielu pracodawców to Święty Graal, którego niestrudzenie poszukują. Wszyscy o niej mówią i marzą by rosła w nieskończoność. Pytanie tylko, czy dysponują odpowiednimi narzędziami by ją zmierzyć?

Istnieje wiele sposób na badanie efektywności pracowników. Do najprostszych należą np. kwestionariusze czy ankiety. Jeżeli opierają się na ocenie samych pracowników ich wyniki mogą nie być do końca wiarygodne, jako że będą przedstawiały subiektywny punkt widzenia. Na szczęście, przez lata opracowano wiele innych, skuteczniejszych sposobów na badanie efektywności pracowników, dopasowanych do branży w której są stosowane.

Powiedz: sprawdzam!

Wszędzie tam, gdzie dużą rolę odgrywają dokumenty, pisma, faktury itp. wydajność można mierzyć za ich pomocą. Na przykład: sprawdzamy ile wniosków X zostało rozpatrzonych przez dział Y instytucji. Badanie tego typu na pewno będzie wiarygodne – w końcu operować będziemy twardymi danymi. Z drugiej strony taka analiza jest niezwykle żmudna i czasochłonna, zwłaszcza jeżeli chcemy brać pod uwagę inne dokumenty, które krążą po wszystkich działach firmy. Szkoda by takie cenne dane umykały kierownikom firm. Od czego jednak są rozwiązania proponowane przez specjalistów IT? W badaniu efektywności pracowników coraz częściej wykorzystuje się elektroniczny obieg dokumentów. Mechanizm działania tego systemu jest prosty: za pomocą specjalnego skanera dokument papierowy zostaje zamieniony w jego elektroniczną wersję. W tej cyfrowej postaci krąży po biurkach (a właściwie komputerach pracowników). W efekcie wzrasta wydajność pracy – nawet o 36 procent. Z drugiej strony, kadra zarządzająca otrzymuje narzędzie, które pozwala na precyzyjne mierzenie efektywności, także z użyciem danych historycznych. Dariusz Jarczyński z PrimeSoft Polska, dostawcy platformy V-Desk – System elektronicznego obiegu dostarcza na biurka osób decyzyjnych przydatne dane i statystyki w postaci raportów. W zależności od potrzeb można sprawdzić komu i ile czasu zajmuje procesowanie danego dokumentu – tłumaczy Jarczyński. Zgromadzone dane nie tylko dadzą obraz tego, jak wygląda efektywność w instytucji, ale będą przydatne w codziennym zarządzaniu np. kiedy nadejdzie czas przyznawania premii najbardziej skutecznym pracownikom…

Gdzie jesteś?

Swój sposób na analizę efektywności mają także osoby zarządzające flotą pojazdów. Kierowcy przez większość czasu pozostają poza biurem, więc trudno zbadać ich wydajność na miejscu. W tym przypadku przydatna jest technologia GPS. Dzięki niej można sprawdzić, które miejsca i na jak długo odwiedził dany pracownik poruszający się służbowym samochodem. To jednak nie wszystko. Monitoring oferuje szeroki wachlarz możliwości jeżeli chodzi o badanie efektywności. Małgorzata Słodownik z serwisu Flotis.pl oferującego usługę monitoringu pojazdów – Możemy sprawdzić na przykład, czy handlowiec odwiedził wszystkie punkty przewidziane w planie i ile czasu trwały jego przerwy. Przydatne są także informacje dotyczące tego, czy pracownik wykorzystuje samochód w prywatnych celach – zauważa. Co istotne z punktu widzenia użytkownika, nowoczesne systemy monitoringu są proste i bezpieczne w obsłudze – Usługa Flotis dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej, nie trzeba instalować żadnego oprogramowania, więc łatwo z niej skorzystać – zapewnia Słodownik. Monitorowanie floty pojazdów w pierwszej kolejności pozawala na optymalizację kosztów i łatwiejsze rozliczenia z pracownikami. Jednak warto pamiętać, że dzięki nim można także zbadać i kontrolować wydajność załogi.

Tajemniczy klient

W bardzo charakterystyczny i ciekawy sposób bada się jakość pracy w szeroko pojętej branży handlowej. Mowa konkretnie o sprzedawcach, którzy mają kontakt z mystery shopperami. Ta metoda przywędrowała do nas z Zachodu. Mystery shopping, a w polskiej wersji tajemniczy klient, jest dyskretnym badaniem jakości usług. Polega na tym, że osoba prowadząca badanie podaje się za klienta zainteresowanego daną ofertą. Mystery Shopping uznawany jest za jeden z najbardziej skutecznych sposób na zmierzenie jakości obsługi, a co za tym idzie efektywności pracownika. Tajemniczy klient sprawdza np. uprzejmość obsługi, sposób w jaki traktuje się klienta, a także to jak przedstawia mu się ofertę. Po przeprowadzeniu takiego badania wiadomo, czy sprzedawca stosuje się do ogólnie przyjętych w jego pracy standardów obsługi klienta. To istotne zwłaszcza jeżeli weźmiemy pod uwagę, że z badań opublikowanych przez stowarzyszenie mystery shoppingu (MSPA), wynika, że powodem straty klienta aż w 68 procentach przypadków jest niewłaściwa obsługa.

PR