Jak usprawnić procesy obsługi klienta w firmie?
Dzięki obsłudze nowoczesnych kanałów kontaktu, takich, jak Messenger, WhatsApp, czy Chatboty, kontakty z firmami stają się codziennością. W jaki sposób przedsiębiorstwa radzą sobie z natłokiem zapytań od klientów?
Profesjonalny system do obsługi klienta przede wszystkim
Obsługa klienta występuje wszędzie tam, gdzie dochodzi do zakupu produktów czy usług. Oznacza to, że tysiące firm w Polsce każdego dnia muszą zmagać się z niezliczonymi zapytaniami ze strony konsumentów. W jaki sposób radzą sobie one z przetwarzaniem połączeń, odbieraniem wiadomości i rozwiązywaniu spraw reklamacyjnych? Zapewne korzystają z oprogramowania, które szerzej opisane jest na stronie https://systell.pl/blog/program-do-obslugi-klienta/. Dzięki oprogramowaniu do contact center obsługa klienta jest znacznie prostsza.
System stworzony do obsługi klienta musi charakteryzować się kilkoma istotnymi elementami. Podstawą takiego systemu jest przede wszystkim sprawny CRM. System pozwala przede wszystkim sprawnie zapisywać historię wszystkich kontaktów z klientami. Przekłada się to na dużo lepszą komunikację z konsumentami, co przekłada się także na jakość komunikacji. Oprogramowanie pomoże także zaplanować kolejne kontakty, czy automatycznie wyśle informacje o niezapłaconych fakturach.
Automatycznie, czyli sprawnie!
Bardzo ważnym elementem sprawnej obsługi klienta jest automatyzacja. Możliwość „uczenia” systemu powtarzalnych procesów, może znacznie ułatwić pracę konsultantom w dziale BOK, a także umilić klientom kontakt z firmą. Dobrym przykładem jest infolinia w banku – wielu klientów dzwoni na nią tylko po to, żeby sprawdzić stan konta. Dzięki automatyzacji klienci sami mogą to zrobić, wstukując na klawiaturze swoje dane identyfikacyjne. Ta technologia nie tylko przyspiesza obsługę klienta, lecz także odciąża od pracy konsultantów w biurze obsługi klienta.
System ticketowy w systemie do obsługi klienta
Istotnym segmentem obsługi klienta jest obsługa posprzedażowa. Reklamacje i zgłoszenia to codzienność każdej firmy – niezależnie od branży. Dlatego warto zadbać o usprawnienie procesów obsługi także w tym elemencie. W jaki sposób to zrobić? Najlepszym rozwiązaniem jest system ticketowy. Jak to działa? System ticketowy usprawni obsługę klienta nawet o 40%. Dzięki temu oprogramowaniu w jednym miejscu zbierzesz wszystkie sprawy Twoich klientów, niezależnie od kanału kontaktu, którym się posłużyli. System ticketowy działa w oparciu o SMSy, maile, formularze zgłoszeniowe, chaty, aplikacje typu Messenger, czy infolinię. Mimo szerokiego zastosowania system jest intuicyjny – zapisuje zgłoszenia w formie ticketu, który trafia do obsługi konkretnego konsultanta. Dzięki temu w systemie panuje porządek, a klienci na każdym etapie sprawy informowani są o jej statusie!
Usprawnienie procesów obsługi klienta nie jest wcale trudne. Wystarczy wybrać odpowiednie oprogramowanie, a dostępne w nim narzędzia pozwolą znacznie je usprawnić.
