Wynajem biura – jak powinna wyglądać umowa?

Prowadzisz własny biznes i planujesz wynająć biuro? A może jesteś właścicielem lokalu i zamierzasz wynająć biuro innej osobie? Bez względu na to, czy jesteś wynajmującym czy najemcą, powinieneś wiedzieć, jak powinna wyglądać umowa najmu lokalu użytkowego, tak by chronić interesy dwóch stron. Jedno jest pewne, im bardziej umowa jest szczegółowa tym mniejsze jest prawdopodobieństwo powstania, w późniejszym czasie, wszelkich nieścisłości.

Czym jest umowa najmu? To umowa, której przepisy zostały uregulowane w kodeksie cywilnym. Na jej podstawie osoba wynajmująca lokal (zwykle jest to właściciel lokalu) zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania na czas określony lub nie, z kolei najemca zobowiązuje się płacić w zamian czynsz w ustalonej wysokości. Umowa zawierana jest na piśmie, najczęściej na rok, a opłaty za najem pobierane są przez właściciela co miesiąc. To jednak tylko mała cząstka tego, co powinno się znaleźć w umowie najmu, w przypadku, kiedy planujemy wynajem biur lub innych lokali użytkowych.

Wynajem biur. Co powinna zawierać umowa?

Jeśli zależy nam na bezpiecznej umowie najmu, powinniśmy wiedzieć, jakie elementy powinna zawierać umowa, a także, na jakie istotne kwestie powinno się zwrócić szczególną uwagę. Właściwie skonstruowana umowa najmu biura powinna zawierać następujące informacje:

• szczegółowy opis lokalu, wraz z informacją o jego wyposażeniu,
• ile wynosi powierzchnia użytkowa lokalu,
• czas trwania umowy (na czas określony lub nieokreślony),
• wysokość czynszu oraz innych opłat dodatkowych (tzw. opłat eksploatacyjnych) oraz termin ich zapłaty,
• wysokość kaucji (Uwaga! Kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal),
• informacje na temat okresu wypowiedzenia,
• prawa oraz obowiązki stron umowy np. utrzymanie lokalu we właściwym stanie, niepodnajmowanie lokalu osobom trzecim itp.,
• obowiązki dokonywania napraw,
• jakie są skutki zwłoki z zapłatą czynszu,
• czy istnieje możliwość przedłużenia umowy najmu.

Więcej informacji na temat umowy najmu uzyskamy, zaglądając do kodeksu cywilnego (Dz.U.2019.0.1145 t.j. – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.).

Zakończenie umowy najmu

Strony mogą rozwiązać umowę najmu bez zachowania okresów wypowiedzenia, w takich sytuacjach, kiedy np. najemca zalega z czynszem lub użytkuje lokal w sposób niezgodny z treścią umowy. Zakończenie umowy najmu może nastąpić także z winy właściciela lokalu, np. w przypadku, kiedy uniemożliwia on najemcy korzystanie z lokalu lub narusza postanowienia umowy wynajmu biura.

W kodeksie cywilnym, a dokładniej w artykule 673 dowiemy się, jakie są terminy oraz sposób wypowiedzenia najmu:

§ 1. Jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku z zachowaniem terminów ustawowych.

§ 2. Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu są następujące: gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego; gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na trzy dni naprzód; gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód.

§ 3. Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Wynajem biur to najlepsze rozwiązanie zwłaszcza dla osób, które dopiero rozpoczynają prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Nie trzeba przebywać w wielkim mieście, by z sukcesem prowadzić własny biznes. Obecnie wiele osób szuka lokali biurowych poza wielkimi aglomeracjami. Na przykład w niewielkiej odległości od Poznania, w Dąbrówce, można wynająć lokale użytkowe o różnym metrażu, w nowoczesnym obiekcie. Klienci cenią sobie takie zaciszne miejsca, w których na spokojnie można prowadzić rozmowy i spotkania biznesowe z klientami.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą CUBEM – wynajem magazynów i biur.