Jakie koszta można rozliczyć jako wydatki służbowe

Działalność każdego przedsiębiorstwa związana jest nie tylko z przychodami, ale również z wydatkami. Jednak nie wszystkie wydatki mogą być rozliczone, jako wydatki służbowe. Dlatego też warto wiedzieć, które wydatki oraz koszty można zaliczyć do tych służbowych. Jest to istotne, dlatego że każde koszty muszą być udokumentowane za pomocą paragonów, czy też faktur VAT.

Które wydatki będą uznane za koszty przedsiębiorstwa?

Wyjazdy służbowe są częstym wydatkiem związanym z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Dlatego też warto wiedzieć jak zaksięgować podróż służbową przedsiębiorcy. Każdy wyjazd na targi, spotkanie z kontrahentem, czy też szkolenie to właśnie wydatki służbowe. Oczywiście przedsiębiorstwa ponoszą znacznie więcej różnorodnych kosztów, które zalicza się, jako wydatki służbowe. Należą do nich:

• wszelkie koszty związane z założeniem firmy, czyli koszty rejestracji, koszty urzędowe oraz opłat skarbowych, czy też uzyskania porad prawnych
• inwestycje w środki trwałe, takie jak budynki, maszyny, samochody, komputery oraz niezbędne wyposażenie, które będzie użytkowane przez przedsiębiorstwo w ramach działalności przez ponad rok
• materiały, z których przedsiębiorstwo tworzy gotowy produkt oraz towary, którymi handluje
• wartości niematerialne i prawne takie jak licencje, prawa majątkowe, oprogramowanie komputerowe, patenty, czy też znaki towarowe
• czynsz za wynajem biura oraz innych lokali niezbędnych do działalności firmy, np. magazynów
• opłaty za media oraz usługi telekomunikacyjne, czyli rachunki za Internet, gaz, prąd i telefon
• wynagrodzenie pracowników oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych
• wydatki na reklamę – czyli wszelkie koszty związane z promowaniem oraz marketingiem
• outsourcing usług, czyli korzystanie z usług księgowych i prawnych, w przypadku gdy są one związane z przychodami przedsiębiorstwa

Co więcej, możemy również jako przedsiębiorca uznać składki ZUS jako koszt uzyskania przychodu. Jednak należy pamiętać, że składki na Ubezpieczenie Społeczne mogą być uznane za wydatki przedsiębiorstwa tylko i wyłącznie wtedy, gdy zostaną opłacone.

Co w przypadku, gdy mamy wątpliwości, jakie wydatki są kosztami firmy?

Jeśli mamy wątpliwości, czy dany wydatek możemy wrzucić w koszty przedsiębiorstwa to najlepiej odpowiedzi szukać w ustawie o podatku dochodowym. Według tej ustawy, za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione, aby osiągnąć przychody lub zabezpieczyć i zachować źródła przychodów. Jednak, żeby poniesione wydatki móc odliczyć od przychodów przedsiębiorstwa należy wykazać związek przyczynowo skutkowy między kosztem a przychodem. To my, jako przedsiębiorcy będziemy musieli wykazać ten związek w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Im wyższe koszty w danym miesiącu poniesie przedsiębiorstwo, tym niższy podatek dochodowy będzie miało do zapłaty. Dlatego też pokusa wrzucenia różnych wydatków, w koszty przedsiębiorstwa jest duża. Jednak takie postępowanie nie jest zgodne z prawem i podczas kontroli możemy mieć problemy. Z pewnością jako wydatki firmy nie mogą być zaliczone poniesione opłaty z tytułu kar, mandatów, grzywien oraz odsetek, wydatki na nabycie gruntów, czy koszty reprezentacji. W przypadku wątpliwości, czy dany wydatek jest kosztem przedsiębiorstwa, warto skorzystać z porady fachowców.