W jaki sposób należy przechowywać ważne dokumenty firmowe?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma problemami. Jednym z nich jest archiwizowanie ważnych dokumentów. Nigdy nie wiadomo na którym etapie prowadzenia przedsiębiorstwa dany dokument będzie na wagę złota. Przedsiębiorcom nie pomaga zmieniające się prawo, a także coraz bardziej rosnące wymagania podatkowe. W przypadku firm średnich oraz małych archiwizowanie nie stanowi bariery nie do pokonania, jednak w kwestii przedsiębiorstw większych tego typu zaniedbania mogą wiązać się z bardzo przykrymi konsekwencjami. W dzisiejszym artykule opowiemy w jaki sposób skutecznie przechowywać ważne dokumenty firmowe.

Rodzaj dokumentu ma znaczenie.

Skuteczna archiwizacja w dużej mierze opiera się na uporządkowaniu poszczególnych dokumentów ze względu na ich rodzaj oraz przeznaczenie. Podstawowy podział opiewa w trzy kategorie dokumentów firmowych – dokumenty podatkowe, pracownicze oraz ZUS. Jedne z nich są bardzo ważne – inne mniej i właśnie dlatego niektóre z nich należy przechowywać nawet do 50 lat. Dokumenty podatkowe w praktyce są fakturami VAT z którymi do czynienia ma właściwie każdy przedsiębiorca. Kategorię uzupełniają dokumenty z poborem oraz inkasem podatkowym, księgi podatkowe oraz kopie wystawianych rachunków. Należy je przechowywać przez okres 5 lat od momentu zakończenia tzw. roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Kolejna część dokumentów to te związane z ZUS. Są to najczęściej dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe oraz płatnicze, które w zależności od rodzaju archiwizuje się przez okres do 10 lat. Ostatnia kategoria dotyczy dokumentów pracowniczych, czyli tych związanych z zatrudnieniem oraz wynagrodzeniem. To właśnie ich okres przechowywania może wynieść nawet 50 lat. Trzeba przyznać, że ilość dokumentów z tak długiego okresu zajmuje sporo miejsca. Co zrobić, aby nie zaginąć w tonach papieru?

Skuteczna metoda archiwizacji.

Najskuteczniejszą, a zarazem najprostszą metodą przechowywania dokumentów jest zlecenie archiwizacji profesjonalnej marce. Jedną najbardziej cenionych oraz renomowanych marek jest firma – http://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/. Słynie ona z profesjonalizmu i wysokiej jakości usług. Marka odznaczająca się ogromnym doświadczeniem w archiwizacji ważnych dokumentów z pewnością pozwoli odciążyć przedsiębiorstwo wzbijając je na jeszcze wyższy poziom.