Dokumenty wykorzystywane w transporcie międzynarodowym

Transport międzynarodowy jest obecnie podstawą działalności w wielu firmach. Sprawny i bezpieczny przewóz towarów jest realizowany przez firmy wykorzystujące różne środki transportu, przy tym nadal najczęściej wykorzystuje się w tym celu samochody.  W każdym przypadku związanym z przewozem ładunków konieczne jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji – jakie pisma wykorzystuje się w transporcie międzynarodowym?

Podobnie jak w przypadku innych dziedzin działalności, także i spedycja międzynarodowa jest uregulowana prawnie, w tym pod kątem tego, jakie podmioty mogą ją świadczyć, a także jakie dokumenty są niezbędne podczas realizacji usług. Oto najważniejsze z nich:

Umowa pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem
Głównym i pierwszym dokumentem w transporcie międzynarodowym, ale również krajowym, jest umowa, która zawierana jest pomiędzy przewoźnikiem a nadawcą. W umowie znajdują się nie tylko tak podstawowe dane jak adres nadawcy oraz odbiorcy, ale również oznaczenie przesyłki, jej wagi, liczby ładunków oraz sposobu przewozu czy pakowania. Zasadniczo prawo przewozowe nie wymaga, by umowa miała określoną formę, dlatego jest ona w tym przypadku określana w dowolny sposób jako efekt porozumienia obu stron transakcji. Obecnie w celu przyspieszenia realizacji usług transportowych najczęściej wykorzystuje się umowy w formie elektronicznej. Liczba dokumentów opatrzonych podpisem oraz pieczątką jest już w związku z tym znacznie mniejsza.

List przewozowy dla ładunku
Drugim z ważnych dokumentów jest list przewozowy, który dotyczy każdej przesyłki. W liście przewozowym znajdują się między innymi informacje takie jak adresy osoby wysyłającej oraz odbiorcy, miejsce dostawy oraz oznaczenia przesyłki. List jest przygotowywany zwykle w dwóch egzemplarzach. Konwencja o umowie międzynarodowej przewozu drogowego towarów, która została podpisana w Genewie, włącza dodatkowe informacje na liście przewozowym, w tym między innymi miejsce i datę załadunku, koszty przewozu, instrukcje. Warto pamiętać, że list przewozowy to zasadniczo ten dokument, na podstawie którego później można dochodzić swoich roszczeń, przykładowo w kwestii reklamacji, dlatego list przewozowy jest głównym dowodem zawarcia umowy dla poszczególnych paczek.

Pozostałe dokumenty
Pozostałe dokumenty w ramach transportu międzynarodowego są określone zgodnie z wymogami poszczególnych krajów oraz firm. Są to między innymi dokumenty podatkowe, administracyjne czy też celne. Wykorzystuje się także takie dokumenty jak licencja eksportowa, deklaracja wywozowa, świadectwa pochodzenia towarów czy faktury, które są potrzebne do oznaczenia podstawy naliczenia cła czy ubezpieczeń.

To, oczywiście, tylko część wymaganych dokumentów, niemniej są one najważniejsze w transporcie międzynarodowym. Zarówno jako klient, jak i jako realizator tego rodzaju usług należy pamiętać o tym, że dokumenty przewozowe są głównymi dowodami w procesach spedycyjnych i zabezpieczają interesy obu stron transakcji. Dlatego zarówno dla nadawcy, jak i dla odbiorcy, a także firmy, która wykonuje usługę, poprawna dokumentacja to podstawa.