Utrata informacji kosztuje miliardy
Co czyni firmy konkurencyjnymi? Co napędza ich rozwój a właścicielom przynosi zyski? Informacja. Bazy danych, raporty, umowy, strategie – to w gruncie rzeczy informacje w różnej postaci. Dobrze wykorzystane są kluczem do sukcesu – źle zabezpieczone – mogą okazać się gwoździem do trumny.
Bijący puls informacji
Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że kapitał ich firm opiera się w dużej mierze na wiedzy. O informacyjnej gospodarce możemy mówić wtedy, gdy minimum 50% PKB powstaje w obrębie sektora informacyjnego a większość siły roboczej to pracownicy informacyjni.
Z jednej strony rośnie liczba danych, które możemy zbierać i przetwarzać, Z drugiej, sam dostęp do nich jest coraz łatwiejszy, w dużej mierze dzięki internetowi. Rolę informacji docenia Małgorzata Słodownik, manager Flotis.pl, oferującego usługę monitoringu pojazdów. – Sprawne zarządzanie danymi to obecnie „serce” każdego biznesu. Dla kierującego flotą samochodową informacja jest rzeczą bezcenną – podkreśla.
To na bazie informacji i zdobytego doświadczenia firmy budują swoje know-how. Dziś wyzwaniem dla przedsiębiorców jest nie tylko zdobycie informacji, ale przede wszystkim jej umiejętne wykorzystanie i właściwe zabezpieczenie. Zaniechanie może drogo kosztować.
Taniej zapobiegać
Ochrona informacji opłaca się znacznie bardziej niż walka ze skutkami jej utraty bądź wycieku. W raporcie Webhosting 2011, szacuje się, że koszty inwestycji w bezpieczeństwo danych stanowią średnio 1/3 kosztów, które może ponieść firma narażona na zwiększone ryzyko utraty danych. Jak wyliczył Ponemon Instytute, instytucja zajmująca się niezależnymi badaniami dotyczącymi ochrony danych i bezpieczeństwa informacji
w USA, średni koszt naruszenia bezpieczeństwa wyniósł w 2009 roku 6,75 milionów dolarów na każdy incydent. Straty ponoszone z tego powodu przez przedsiębiorstwa w skali globalnej idą w miliardy. Nie dziwi więc, że firmy starają się jak najskuteczniej chronić posiadane dane.
Wirtualne biurko, realne bezpieczeństwo
Z punktu widzenia firmy bardzo istotne jest odpowiednie zabezpieczenie krążących w nim dokumentów. Na szczęście, branża IT oferuje już szereg skutecznych rozwiązań. Jednym z nich, cenionym w środowisku przedsiębiorców, jest elektroniczny obieg dokumentów: V-Desk. Jego zasadniczą cechą jest usprawnienie i przyspieszenie procesów zarządzania informacją w firmie. Jednocześnie, system ten znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa danych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów powoduje wzrost bezpieczeństwa przechowywanych danych o 86%. Co więcej, umożliwia ona także szybkie i precyzyjne wyszukiwanie. Mechanizm działania elektronicznego obiegu jest prosty: dokument w postaci papierowej za pomocą specjalnego skanera zamienia się w jego elektroniczną wersję. Wprowadzony do wirtualnego świata, krąży między wirtualnymi biurkami pracowników. W tym samym czasie, na jednym dokumencie może pracować kilka osób, co korzystnie wpływa na wydajność pracy. Dorota Szajek z PrimeSoft Polska, firmy wdrażającej elektroniczny obieg dokumentów, zwraca uwagę, że dokument elektroniczny jest wiele bezpieczniejszy niż jego papierowa wersja – Wirtualny dokument można zlokalizować praktycznie jednym kliknięciem, więc nie ma ryzyka, że zostanie on zawieruszony. Znika też niebezpieczeństwo mechanicznego uszkodzenia np. zalania kawą – objaśnia Szajek. Dodatkowo, nie trzeba obawiać się, że dany dokument trafi w niepowołane ręce. Tworząc elektroniczny obieg, z góry ustala się do czego i w jakim zakresie ma dostęp pracownik. – Przełożeni mogą w każdej chwili sprawdzić, na czyim wirtualnym biurku znajduje się poszukiwany dokument – informuje przedstawicielka PrimeSoft Polska.
Errare humanum est
Powszechnie za najsłabsze ogniwo w obszarze ochrony dokumentów uważa się…człowieka. Nic w tym dziwnego, w roztargnieniu łatwo coś zgubić, pomylić, wykasować, albo nieopatrznie zainstalować wrogie oprogramowanie. Nie mówiąc już o celowym wyniesieniu z firmy wartościowych danych. Głośną sprawą w ostatnich latach był przypadek pracownika firmy Countrywide Home Loans, który przez dwa lata systematycznie wynosił z biura dane klientów. W sumie jego działalność kosztowała firmę około 30 milionów dolarów a on sam trafił za kratki.
Mylić się jest rzecz ludzką i … bardzo drogą. Nic dziwnego zatem, że coraz więcej firm sięga po rozwiązania z zakresu IT. Systemy typu V-Desk pozwalają skutecznie zminimalizować problemy i szkody, które mógłby wyrządzić tzw. czynnik ludzki.
Creandi.pl
PR
