Ochrona sygnalistów – jakie przepisy musisz wdrożyć?

Reprezentujesz podmiot prawny, czyli podmiot publiczny lub podmiot prywatny, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób? Reprezentujesz gminę, którą zamieszkuje więcej niż 10 tys. mieszkańców? Wykonujesz działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska? A może chcesz doskonalić swój podmiot eliminując działania naruszające prawo? Przygotuj rozwiązania chroniące sygnalistów.

Przepisy prawa

Parlament Europejski i Rada (UE) uchwaliły dyrektywę o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy te są implementowane do przepisów krajowych przez wszystkie kraje członkowskie. Polska nie zdążyła z wprowadzenie krajowej ustawy do wymaganego terminu 17.12.2021 r. Aktualnie trwa doprecyzowanie zapisów ustawy pomiędzy poszczególnymi ministerstwami.

Jakie wymagania należy spełnić, aby prawidłowo chronić sygnalistów?

Wszystkie podmioty publiczne i prywatne, dla których pracę świadczy co najmniej 50 osób mają obowiązek wprowadzenia kanałów wewnętrznych przyjmowania zgłoszeń. Zgłoszenia można przyjmować ustnie (telefon, bezpośrednie spotkanie), pisemnie (tradycyjny list, skrzynka podawcza, e-mail) lub elektronicznie (dedykowana aplikacja). Decydując się na któryś z wyżej wymienionych opcji należy ocenić m.in. dostępność, bezpieczeństwo i poufność kanału, o czym więcej tu https://sygnalista24.info/przepisy-prawa/. Nie wolno również pominąć ryzyka, które wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych osób zgłaszających i wymienionych w zgłoszeniu, jak również przekazywanych informacji. Dodatkowo należy przygotować procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dokument ten powinien regulować kwestie odpowiedzialności, przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji i analizy oraz działań następczych, jak również same komunikacji z sygnalistą. Nie można zapominać o przechowywaniu informacji o naruszeniach, ich usuwanie, archiwizowanie i udostępnianie.

Kto powinien obsługiwać zgłoszenia od sygnalistów?

Wyznaczając osoby do obsługi zgłoszeń od sygnalistów powinniśmy kierować się przede wszystkim doświadczeniem tych osób, posiadanymi przez nie kompetencjami i odpowiednią niezależnością od nacisków innych osób. Osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń działają na podstawie upoważnienia. Czasami okazuje się, że taką usługę należy zlecić kompetentnemu podmiotowi zewnętrznemu, np. do biura prawnego. Wtedy należy zadbać o odpowiednio skonstruowaną umowę.